Tidak semua orang punya akses ke mesin pemindai saat mendadak butuh mengirim dokumen fisik dalam bentuk digital, misalnya KTP, kontrak yang sudah ditandatangani, atau kwitansi pembayaran. Solusi paling praktis yang biasa dipakai adalah memotret dokumen tersebut menggunakan kamera ponsel, lalu mengubahnya jadi file PDF sebelum dikirim.
Artikel ini membahas cara mengubah beberapa foto jadi satu file PDF yang rapi, sekaligus tips memotret dokumen agar hasilnya cukup jelas untuk dibaca.
Kenapa Sebaiknya Dijadikan PDF, Bukan Dikirim sebagai Foto Terpisah
Mengirim beberapa foto dokumen secara terpisah lewat email atau aplikasi pesan memang lebih cepat, tapi punya beberapa kelemahan. Penerima harus membuka dan menyimpan setiap foto satu per satu, urutan halaman bisa tertukar terutama jika dokumen memiliki banyak halaman, dan tampilan setiap foto bisa berbeda ukuran tergantung orientasi saat difoto.
Menyatukan foto-foto tersebut menjadi satu file PDF menyelesaikan ketiga masalah ini sekaligus. Penerima cukup membuka satu file untuk melihat seluruh halaman secara berurutan, dan tampilannya terasa lebih formal dibanding sekadar kumpulan foto lepas.
Tips Memotret Dokumen Sebelum Diubah Jadi PDF
Sebelum masuk ke proses konversi, hasil akhir PDF sangat bergantung pada kualitas foto aslinya. Beberapa hal yang membantu hasil foto dokumen lebih jelas antara lain memotret di tempat dengan pencahayaan cukup terang namun tidak menyilaukan, menghindari bayangan tangan atau badan sendiri yang jatuh di atas dokumen, dan memastikan seluruh bagian dokumen masuk dalam bingkai foto tanpa terpotong di tepinya.
Jika memungkinkan, letakkan dokumen di permukaan datar dan foto dari posisi tegak lurus di atasnya, bukan dari sudut miring, karena sudut pengambilan yang miring bisa membuat teks di salah satu sisi dokumen terlihat mengecil dan lebih sulit dibaca dibanding sisi lainnya.
Langkah Mengubah Foto Jadi PDF
Berikut cara mengubah beberapa foto menjadi satu file PDF menggunakan alat Konversi di halaman Alat PDF pada situs KreatiPDF.
Pertama, buka bagian Konversi, lalu pilih tab Gambar ke PDF. Kedua, unggah semua foto dokumen yang ingin digabung, bisa lebih dari satu foto sekaligus. Ketiga, periksa urutan foto pada daftar yang muncul, gunakan tombol panah naik dan turun untuk menyesuaikan urutan halaman sesuai urutan dokumen aslinya, misalnya halaman depan KTP terlebih dahulu, baru halaman belakang atau lampiran lainnya. Keempat, klik tombol proses, dan file PDF hasil gabungan foto akan otomatis terunduh.
Karena proses ini berjalan langsung di peramban tanpa mengunggah foto ke server mana pun, dokumen sensitif seperti KTP atau data pribadi lainnya tetap aman diproses melalui alat ini.
Menangani Dokumen dengan Banyak Halaman
Untuk dokumen dengan banyak halaman, seperti kontrak kerja sama belasan lembar, memotret satu per satu memang memakan waktu, tapi tetap lebih praktis dibanding mencari mesin pemindai. Pastikan penamaan file foto sebelum diunggah sudah berurutan, misalnya halaman-01.jpg, halaman-02.jpg, dan seterusnya, sehingga saat diunggah ke alat konversi, urutan default sudah mendekati urutan yang benar dan tinggal sedikit penyesuaian jika diperlukan.
Jika ukuran file PDF hasil gabungan foto ternyata terlalu besar untuk dikirim lewat email, alat Kompres pada situs yang sama bisa dipakai untuk memperkecil ukurannya tanpa perlu memotret ulang seluruh dokumen dari awal.
Kapan Sebaiknya Tetap Mencari Mesin Pemindai
Meski foto ponsel cukup memadai untuk kebutuhan sehari-hari, dokumen resmi tertentu seperti akta notaris, dokumen legal untuk pengadilan, atau materi yang membutuhkan detail sangat presisi seperti tanda tangan basah yang perlu diverifikasi, sebaiknya tetap dipindai menggunakan mesin pemindai khusus untuk hasil yang lebih konsisten dan bebas distorsi perspektif yang biasa muncul dari hasil foto kamera biasa.